Comment déposer son dossier d’appel d’offres en ligne ?
Vous avez bien travaillé pour rédiger un mémoire technique complet et qui met en valeur votre entreprise. Maintenant vous allez devoir le déposer sur la plate-forme de l’acheteur.
Rangez les mouchoirs et les serviettes éponge : on vous explique tout.
Où déposer son dossier d’appel d’offres ?
Sachez qu’il existe de très nombreuses plateformes différentes, utilisées par les acheteurs publics pour publier leurs offres. Elles ont toutes un fonctionnement spécifique, et vous devrez à chaque fois vous adapter aux particularités techniques du site. (à quand l’harmonisation ?).
Le Règlement de la Consultation (RC)
Vous trouverez l’info dans le Règlement de la Consultation (RC), au chapitre consacré au retrait des dossiers. Il y a un lien qui vous indique l’adresse à laquelle retirer le dossier de consultation. Cette adresse est identique à celle utilisée pour déposer votre offre.
Vous trouverez également cette information dans l’avis de publicité d’appel à concurrence : il est indiqué une adresse internet du profil acheteur. C’est la même bonne adresse.
S’identifier sur le profil acheteur
C’est facile car vous suivez le processus d’inscription et indiquez les informations demandées.
Nous vous conseillons de mettre une adresse mail de contact qui fonctionne et qui soit régulièrement utilisée par vous ou vos équipes. En effet, c’est par cette adresse que vous serez informés pour tout ce qui concerne l’appel d’offres concerné (questions complémentaires, modification, notifications…)
Retirer le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
Chaque plateforme a son moteur de recherche mais ils permettent tous une recherche par :
- Mots clefs
- Nom du client collectivité
- Date de remise
Une fois que vous êtes sûr d’avoir bien identifié le marché de votre choix vous cliquez sur « Dépôt » ou bien « Déposer une Offre » ou bien « Répondre à la consultation ».
Précisez vos choix
Allotissements ? Co-traitance ?
Vous devez indiquer si vous répondez en groupement ou non et donc vous devez indiquer le cas échéant vos co-traitants et éventuels sous-traitants.
Puis vous indiquez les lots pour lesquels vous souhaitez concourir.
Déposer son dossier en toute sécurité
La candidature d’un professionnel à un appel d’offres public se compose habituellement de 2 dossiers principaux : le dossier de candidature (ou dossier administratif) et le dossier d’offre.
Le dossier de candidature ou administratif
A ce stade, vous devez déposer tous les documents administratifs (DC1, DC2, KBis, déclarations,…) exigées au RC. Ces pièces sont listées dans un paragraphe spécifique
Nous vous recommandons de bien vérifier la présence de tous les documents car sinon vous risquez forts d’êtres éliminés instantanément sans même que votre offre soit analysée.
Ce serait vraiment dommage d’avoir tant préparé un super dossier et rater la marche pour un malheureux document administratif.
Nous vous conseillons donc de pointer chacune des pièces avec le RC et de les nommer de telle façon que l’acheteur puisse facilement s’y retrouver (ex : NomduMarché_Nomdel’Entreprise_NomdelaPièce)
Le dossier d’offre
Ta daaaa ! Ca y est enfin : vous allez pouvoir déposer votre offre.
Généralement, il est demandé un Acte d’Engagement (AE), un Bordereau des Prix Unitaires (BPU), un Détail Quantitatif Estimatif (DQE) et votre Mémoire Technique.
A nouveau vérifiez bien les documents exigés et indiqués au RC, cette fois au paragraphe « offre ».
La validation du dossier
Par une dernière case vous validez le processus complet. Une fois ceci achevé, vous allez recevoir un mail récapitulatif qui vous informe de la bonne transmission du pli et de son contenu.
Nous vous conseillons de revérifier avec soin le nom du marché et la liste des pièces déposées. Si vous aperceviez des problèmes vous pouvez toujours redéposer un dossier (complet) et celui-ci viendra écraser le précédent.
Et voilà ! Il n’y a plus qu’à attendre le résultat !